SENIOR SEKRETARESSE (Persoonlike Assistant / Skakelbord / Verkope)

Versoek: Stuur asseblief ‘n onlangse foto van jou saam met die aansoek.
Aanstelling: Permanent
Ligging: Lynnwood, Pretoria-Oost
Salaris: R 16 000 + (Onderhandelbaar, afhangende van ondervinding)
Begin datum: ASAP

Dagboek en afsprake vir Direkteur:
- Maak afsprake en koordineer reëlings met alle partye - Outlook
- Volg op om seker te maak alle partye is gereed vir afspraak
- Sorg dat Direkteur brosjures en ander inligting gereed het om na klient te neem
Reis aangeleenthede:
- Bespreek verblyf vir Direkteur en ander persone wat saam met hom reis
- Maak seker alle verblyf is betaal
- Bespreek vlugte op Internet of deur reisagent
- Bespreek huurmotors

Sekretarieel en Administratief:
- Byhou van leers, pryslyste, “lead” lyste en liaseering van dokumente op en elektroniese inligting
- Kredietkaart strokies kontroleer
- Hou Direkteur op hoogte is van verwikkelinge en verandering in afdeling
- Maak seker dat Direkteur kontak maak / opvolg met verskaffers en kliente wanneer nodig
- Kommunikeer namens Direkteur met Tegniese afdeling indien nodig
- Korrespondensie van Direkteur:
o Epos, Briewe, kontrakte, tegniese verslae, versekerings-aangeleenthede en Verslae vir verskaffers

Skakelbord:
- Hanteer navrae
- Hanteer en volg op - kliente klagtes en vrae

Kongresse en werkswinkels:
- Administratiewe aangeleenthede (registrasie, betalings, bespreking, ens.
- Korrespondensie met sprekers en organiseerders
- Verblyf en reis reëlings
- Vervoer van toerusting na kongresse indien nodig
- Druk van brosjures en pamflette – sorg dat daar altyd voldoende voorraad is
- Pak van brosjures en ander admnistratiewe material vir kongresse
- Stuur uitnodigings uit vir werkswinkels
- Bespreek venue indien nodig

Verkope:
- Volg leads op na Kongresse / oproepe / eposse en ander kontak
- Kwotasies
- Maak afsprake vir Direkteur n.a.v. belangstelling
- Reël demonstrasies
- Stel bestelbriewe op indien verkoop
- Plaas bestelling by verskaffers
- Maak seker alle dokumentasie en administrasie is in orde en geteken tydens verkoop
- Kommunikeer met finansiële instansies om betaling te reël
- Volg op oor verskeping van stelsels
- Maak seker tegnici het masjien lyste nagegaan
- Reël installasie, aflewering en opleiding
- Maak seker afleweringsnotas is gereed
- Druk handleidings, reel vir sertifikate
- Stuur fakture
- Maak seker betalings is betyds gedoen
- Verkoop masjiene

Skryfbehoeftes & drukwerk:
- Bestel skryfbehoeftes en koop voorraad aan soos benodig
- Kommunikeer met kantoortoerusting se diensverskaffers en tref nodige reëlings
- Druk van brosjures

Kombuis en badkamers:
- Volg op dat kombuis en badkamers skoon en netjies is
- Bedien verversings vir gaste
- Berei verversings / etes voor vir gaste of tydens spesiale geleenthede
- Aankoop van kruideniersware indien nodig

Prosedures / Verhuring:
- Stuur kwotasies
- Sorg dat masjien gereed is vir prosedure
- Tref reëlings met hospitale vir prosedure (Bestel nommer, teater, toestemming om masjien op perseel te bring, ens.)
- Reël dagboek vir afsprake en maak seker tegnikus en masjine is beskikbaar
- Reël betaling en volg op
- Sorg dat faktuur opgestel word volgens werkskaarte

Ander:
- Kommunikasie oor huur van perseel
- Rapporteer enige problem aan onderhouds-afdeling
- Maak seker dat skoonmaker gereeld oral skoonmaak
- Doen aankope van items benodig
- “Health and Safety” Administrasie en vergaderings